Una dintre cele mai importante întrebări pentru antreprenorii interesați de Start-Up Nation este simplă: ce pot cumpăra prin program?

Grantul poate ajunge până la 250.000 lei pentru un beneficiar, iar finanțarea nerambursabilă poate acoperi maximum 90% din valoarea totală a cheltuielilor eligibile. Beneficiarul trebuie să asigure o contribuție proprie de minimum 10% din valoarea cheltuielilor eligibile solicitate.

Dar suma maximă nu este cel mai important lucru. Mai important este ca bugetul să fie construit corect, cheltuielile să fie eligibile, investițiile să fie legate de activitatea firmei și documentele să poată fi justificate la decont.

În Start-Up Nation, o cheltuială nu este eligibilă doar pentru că apare pe o listă generală. Ea trebuie să fie necesară pentru activitatea codului CAEN autorizat, să fie justificată în proiect și să respecte regulile programului. Procedura prevede că fiecare cheltuială trebuie să fie în legătură cu fluxul activităților necesare pentru codul CAEN pentru care se solicită finanțare.

Ce înseamnă cheltuială eligibilă în Start-Up Nation

O cheltuială eligibilă este o cheltuială care poate fi inclusă în bugetul proiectului și poate fi decontată prin program, dacă respectă condițiile din procedură.

Pentru antreprenor, asta înseamnă trei lucruri.

În primul rând, cheltuiala trebuie să fie permisă de program. De exemplu, echipamentele tehnologice, soluțiile IT, mobilierul, anumite cheltuieli cu salariile, consultanța sau site-ul de prezentare pot intra în categoriile eligibile, în anumite condiții.

În al doilea rând, cheltuiala trebuie să fie necesară pentru afacerea propusă. Un laptop poate fi justificat pentru o firmă de servicii digitale, dar poate fi insuficient justificat dacă proiectul promite o activitate de producție și bugetul nu include echipamentele principale necesare producției.

În al treilea rând, cheltuiala trebuie să poată fi demonstrată prin documente. Asta înseamnă oferte, contracte, facturi, documente de plată, recepție, punere în funcțiune acolo unde este cazul și documentația cerută prin procedură.

Echipamente tehnologice și utilaje

Echipamentele tehnologice sunt una dintre cele mai importante categorii de cheltuieli eligibile. În această categorie pot intra active corporale din zona mijloacelor fixe, necesare desfășurării activității firmei. Procedura include echipamente tehnologice și menționează expres că anumite active pentru locuri de joacă, săli de sport, fitness, drone, x-body și echipamente de forță pot fi asimilate acestei categorii.

Pentru o firmă de producție, exemplele pot include utilaje, echipamente de prelucrare, linii mici de producție, aparate specializate, echipamente de ambalare sau dotări tehnice necesare activității.

Pentru o firmă de servicii, pot fi eligibile echipamente profesionale necesare prestării serviciului: aparatură pentru saloane, echipamente pentru service, dotări pentru activități creative, echipamente foto-video, echipamente de diagnostic, echipamente pentru sport sau fitness, în funcție de codul CAEN și de justificarea proiectului.

Important este ca echipamentul să nu fie ales doar pentru că „intră în buget”, ci pentru că susține direct activitatea firmei. Un buget bun arată clar cum investiția contribuie la lansarea afacerii, la prestarea serviciilor și la obținerea veniturilor asumate.

Echipamente pentru energie regenerabilă

Start-Up Nation permite și finanțarea unor echipamente sau sisteme care generează energie regenerabilă, atunci când acestea sunt necesare pentru desfășurarea activității finanțate. Procedura oferă exemple precum sisteme fotovoltaice, eoliene, mini-eoliene, instalații solare termice, centrale sau minicentrale hidroelectrice, instalații geotermale și pompe de căldură care utilizează energie geotermală.

Această categorie trebuie tratată cu atenție. Un sistem fotovoltaic poate fi justificat mai bine atunci când afacerea are consum energetic relevant, locație clară de implementare și legătură directă cu activitatea economică.

Pentru un mic atelier de producție, o spălătorie, o unitate de procesare sau o activitate care consumă energie constant, investiția poate avea sens economic. Pentru o activitate cu consum foarte redus, justificarea poate fi mai dificilă.

Echipamente și soluții pentru economie de resurse

Programul include și echipamente digitale, tehnologii, soluții, sisteme sau aplicații cu impact asupra economisirii de resurse. Exemplele din procedură includ pompe de căldură, sisteme de ventilație, sisteme de încălzire sau răcire, UPS-uri, centrale în condensare, sisteme de cogenerare și trigenerare, sisteme de măsurare și monitorizare a utilităților, precum și soluții pentru colectare, reciclare și reutilizare a deșeurilor.

Aceste cheltuieli sunt utile mai ales pentru afaceri care au consumuri operaționale importante sau care pot demonstra un impact concret asupra eficienței resurselor.

Exemple de investiții pot fi un sistem de ventilație pentru un spațiu de producție, un sistem de monitorizare a consumului de energie, echipamente pentru reciclare într-o activitate de colectare sau prelucrare deșeuri, ori soluții tehnice care reduc consumul de energie în activitatea firmei.

Cheltuieli pentru înființarea firmei

Cheltuielile pentru înființarea întreprinderii sunt eligibile în limita maximă de 1.000 lei. Procedura precizează că această activitate poate fi efectuată înainte de semnarea contractului de acordare a ajutorului financiar nerambursabil.

Această categorie poate include, în funcție de regulile aplicabile și documentele justificative, costuri legate de înregistrarea societății și formalitățile necesare pentru constituirea firmei.

Pentru antreprenor, această cheltuială nu este cea care face diferența în proiect, dar trebuie inclusă corect dacă este folosită. Ea poate fi utilă mai ales pentru firmele nou-înființate care vor să recupereze parțial costurile inițiale de constituire.

Mobilier, aparatură birotică și sisteme de protecție

Mobilierul, aparatura birotică și sistemele de protecție a valorilor umane și materiale pot fi eligibile, conform încadrării în categoria menționată de procedură.

Exemplele pot include birouri, scaune, dulapuri, mese de lucru, recepții, mobilier pentru spații comerciale, mobilier pentru cabinete sau dotări de birou necesare activității.

Totuși, mobilierul trebuie tratat ca dotare suport, nu ca element central al proiectului, cu excepția cazurilor în care activitatea depinde direct de amenajarea spațiului. De exemplu, pentru un salon, cabinet, studio sau spațiu de servicii, mobilierul poate avea rol funcțional important. Pentru o firmă de producție, accentul ar trebui să cadă mai degrabă pe echipamentele tehnologice.

Salarii, utilități, contabilitate și chirii

O categorie foarte importantă este cea care include salariile, utilitățile, serviciile de contabilitate și chiriile pentru spații de producție. Pentru aplicanții care își asumă crearea și menținerea a două locuri de muncă prin program, aceste cheltuieli pot reprezenta o sumă forfetară de maximum 80.000 lei din valoarea cheltuielilor eligibile aprobate. Decontarea se face pe baza cererii beneficiarului și a documentelor care atestă crearea a minimum două locuri de muncă.

Această categorie este importantă deoarece ajută firma să susțină începutul activității, nu doar achiziția de echipamente.

Totuși, includerea salariilor în buget trebuie gândită responsabil. Start-Up Nation presupune obligații privind locurile de muncă, iar firma trebuie să poată menține activitatea după perioada de implementare. Dacă modelul de business nu poate susține salariile după finanțare, proiectul devine riscant.

Site, magazin online, software și echipamente IT

Programul permite includerea unor cheltuieli digitale relevante pentru activitatea firmei. Procedura menționează site de prezentare, magazin online, înregistrare domeniu, promovarea site-ului sau magazinului online, software necesar desfășurării activității, semnătură electronică, echipamente IT, PC, server, monitor, imprimantă, copiator, multifuncțională, sisteme portabile, licențe, telefoane smart și tablete.

Aceasta este una dintre cele mai utile categorii pentru startup-uri, pentru că multe afaceri au nevoie de prezență online, gestiune digitală, vânzare online sau automatizare.

Exemple de investiții pot include un magazin online pentru vânzarea produselor proprii, software de gestiune, CRM, aplicații necesare prestării serviciilor, echipamente IT pentru angajați, servere sau licențe specializate.

Atenție însă: un site sau un magazin online trebuie justificat prin activitatea firmei. Dacă proiectul este despre producție, magazinul online poate fi relevant ca canal de vânzare. Dacă proiectul este despre servicii locale, site-ul poate fi justificat ca instrument de prezentare și atragere clienți. Dar costurile trebuie să fie realiste și proporționale cu afacerea.

Consultanță pentru obținerea finanțării și implementare

Consultanța pentru întocmirea documentației și pentru implementarea proiectului este eligibilă în limita maximă de 10.000 lei. Procedura menționează că această activitate poate fi efectuată înainte de semnarea contractului de acordare a AFN.

Această categorie este importantă pentru că Start-Up Nation nu înseamnă doar completarea unui formular. Bugetul, codul CAEN, ofertele, justificarea cheltuielilor, calendarul, punctajul și documentele de implementare trebuie corelate.

Există și o regulă importantă: societățile care furnizează servicii de consultanță în cadrul programului nu pot fi furnizori pentru alte cheltuieli eligibile în același proiect, sub sancțiunea nedecontării tuturor cheltuielilor aferente acelui furnizor.

Cu alte cuvinte, consultantul nu ar trebui să fie și furnizor de echipamente, software, mobilier sau alte bunuri din proiect.

Plăcuțe informative obligatorii

Beneficiarii trebuie să includă și două plăcuțe informative obligatorii, una pentru interior și una pentru exterior, în valoare de minimum 10 lei și maximum 500 lei. Procedura arată că aceste plăcuțe sunt obligatorii, sub sancțiunea neacordării AFN, și trebuie menținute la loc vizibil pe perioada de monitorizare.

Aceasta este o cheltuială mică, dar importantă. Nu influențează modelul de business, însă nerespectarea regulilor de publicitate poate crea probleme administrative.

Cheltuieli financiare pentru credite sau garanții

Pentru beneficiarii care utilizează credit pentru implementarea proiectului, pot fi eligibile și cheltuielile financiare aferente creditelor sau garanțiilor obținute pentru creditele contractate de la banca parteneră, în vederea realizării proiectului acceptat în program.

Această categorie poate fi relevantă pentru antreprenorii care nu au suficient capital propriu pentru a susține implementarea până la rambursare sau care folosesc un credit-punte.

Totuși, creditul trebuie analizat cu atenție. Grantul reduce presiunea financiară, dar nu elimină riscul de cash-flow. Beneficiarul trebuie să înțeleagă costurile, termenele, obligațiile și condițiile băncii.

Mijloace de transport și autoturisme

Mijloacele de transport pot fi eligibile în anumite condiții. Procedura menționează mai multe tipuri de mijloace de transport, inclusiv autoturisme, autobuze, microbuze, biciclete, mopede, motociclete, ATV-uri, autoutilitare și autovehicule cu destinație specială. Pentru majoritatea activităților, autoturismele sunt eligibile în limita maximă de 50.000 lei și maximum un autoturism pe beneficiar, cu excepții pentru activități precum rent-a-car, școli de șoferi, pilotaj și transporturi cu taxi-uri.

În practică, achiziția unui autoturism trebuie justificată foarte bine. Pentru unele activități, mașina poate fi necesară: servicii mobile, livrare, intervenții la client, transport echipamente, activități de teren. Pentru alte activități, poate părea o cheltuială slab justificată.

Recomandarea este ca mijlocul de transport să nu fie introdus în buget doar pentru că este permis, ci doar dacă are legătură clară cu activitatea firmei și cu veniturile estimate.

TVA-ul este eligibil?

TVA-ul nedeductibil poate fi eligibil pentru aplicanții neplătitori de TVA, conform Codului Fiscal. Procedura precizează că, dacă beneficiarul devine plătitor de TVA sau furnizorul este neplătitor de TVA, valoarea decontată este valoarea fără TVA, iar TVA-ul devine neeligibil.

Aceasta este o zonă în care apar multe confuzii. Antreprenorul trebuie să verifice din timp dacă firma este sau nu plătitoare de TVA, cum sunt emise ofertele și facturile și cum se calculează valoarea eligibilă.

O greșeală de TVA poate modifica bugetul real al proiectului și contribuția proprie necesară.

Cheltuieli care nu sunt eligibile sau trebuie evitate

Nu toate costurile legate de o achiziție sunt automat eligibile. Procedura menționează că anumite cheltuieli precum avizele sau alte taxe, cu unele excepții, ambalarea, transportul, punerea în funcțiune, montarea, manopera și instruirea personalului pentru utilizarea echipamentelor sau utilajelor nu sunt eligibile.

De asemenea, nu se acordă ajutor financiar pentru active achiziționate în leasing, active second-hand sau active care au făcut deja obiectul unei alte finanțări nerambursabile. Activele achiziționate trebuie să fie noi și să existe la locația de implementare, iar după caz să fie puse în funcțiune cu respectarea reglementărilor aplicabile.

Programul exclude și anumite activități sau cheltuieli, inclusiv sistemele de minare sau stocare pentru criptomonede și anumite servicii personale sau activități online sensibile, menționate în procedură.

Dosarul de achiziție și cele trei oferte

Un aspect foarte important este documentarea achizițiilor. Solicitanții care semnează contractul de acordare a AFN au obligația să achiziționeze bunurile și serviciile eligibile în condiții de piață și să întocmească un dosar de achiziție. Acesta trebuie să includă minimum trei cereri de ofertă, dovada transmiterii acestora, ofertele primite, procesul-verbal de alegere a ofertei câștigătoare, contractele cu furnizorii și, după caz, documentul care arată autorizarea activității furnizorului.

Pentru cheltuielile mai mici de 1.000 lei cu TVA, procedura prevede o excepție de la obligația dosarului de achiziție, fiind suficientă o singură ofertă.

Această parte este esențială. Un buget bine gândit, dar slab documentat, poate crea probleme la rambursare.

Exemple de investiții eligibile pe tipuri de afaceri

Pentru un salon de înfrumusețare, investiția poate include echipamente profesionale, mobilier specific, aparatură, sistem de programări, site de prezentare, laptop, casă de marcat sau alte dotări necesare activității.

Pentru un atelier de producție, bugetul poate include utilaje, echipamente tehnologice, mobilier tehnic, software de gestiune, echipamente IT, sisteme de eficiență energetică și eventual cheltuieli cu chiria sau utilitățile, dacă sunt încadrate corect.

Pentru o firmă de servicii digitale, investiția poate include laptopuri, monitoare, licențe software, server, site, promovare online, semnătură electronică și consultanță.

Pentru un magazin online, pot fi relevante platforma e-commerce, domeniul, promovarea site-ului, software-ul de gestiune, echipamentele IT, mobilierul pentru birou și eventual dotări logistice justificate.

Pentru o firmă de servicii mobile, cum ar fi intervenții tehnice, reparații, mentenanță sau servicii la domiciliul clientului, poate fi justificat un autovehicul, echipamente specifice, scule, software de programare, telefon, tabletă și site de prezentare.

Pentru o sală de fitness sau studio sportiv, pot fi eligibile echipamentele de forță, dotările specifice, mobilierul, sistemele IT, site-ul, promovarea online și anumite cheltuieli operaționale.

Aceste exemple nu trebuie copiate mecanic. Fiecare proiect trebuie adaptat la codul CAEN, locație, modelul de business, punctaj și documentele disponibile.

Cum construiești corect bugetul

Un buget Start-Up Nation trebuie să pornească de la activitatea reală a firmei, nu de la suma maximă disponibilă.

Prima întrebare este: ce trebuie să cumpăr pentru ca afacerea să poată funcționa? A doua întrebare este: care dintre aceste cheltuieli sunt eligibile? A treia întrebare este: pot justifica fiecare cost prin oferte, specificații și legătura cu activitatea firmei?

Un buget bun are echilibru. Include investiții principale, cheltuieli suport, costuri digitale și eventual costuri operaționale, dar păstrează o logică clară. Evaluatorul trebuie să înțeleagă rapid de ce fiecare cheltuială este necesară.

O greșeală frecventă este includerea unor achiziții atractive, dar greu de justificat. Altă greșeală este supraîncărcarea bugetului cu IT, mobilier sau autoturism, în timp ce echipamentele esențiale pentru activitatea de bază sunt insuficient reprezentate.

Cum te poate ajuta BursaFondurilor.ro

Dacă ai o idee de afacere și vrei să vezi dacă investițiile tale pot fi finanțate prin Start-Up Nation sau printr-un alt program, primul pas este să descrii proiectul clar.

În BursaFondurilor.ro poți prezenta domeniul de activitate, investițiile dorite, bugetul estimat, județul, stadiul firmei și obiectivul proiectului. Consultanții pot analiza dacă investiția este eligibilă, dacă bugetul este realist și dacă Start-Up Nation este programul potrivit sau trebuie căutată o alternativă.

Cheltuielile eligibile prin Start-Up Nation pot acoperi multe dintre investițiile necesare unei firme noi: echipamente, utilaje, software, site, mobilier, salarii, chirii, consultanță, cheltuieli financiare și, în anumite condiții, mijloace de transport.

Dar eligibilitatea nu înseamnă doar că o cheltuială apare în procedură. Cheltuiala trebuie să fie legată de activitatea firmei, să fie justificată prin proiect, să respecte regulile de achiziție și să poată fi documentată la decont.

Pentru un antreprenor, cea mai bună abordare este să construiască bugetul pornind de la nevoile reale ale afacerii. Grantul poate ajuta mult, dar doar dacă investiția este realistă, coerentă și implementabilă.